7 مرحله برای بسته شدن پروژه به‌صورت موفقیت‌آمیز

مقدمه

از بین تمام مراحل یک پروژه ساخت و ساز، مرحله پایانی و بسته شدن معمولاً بیشترین تاخیر را ایجاد می‌کند. بسته شدن پروژه، تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه و انتقال نهایی دارایی‌ها به کارفرما است. این مرحله شامل نظارت شدید برای اطمینان از آماده بودن پروژه است، مانند بررسی مشخصات، جمع‌آوری اسناد و بستن قراردادهای موجود برای اجاره تجهیزات یا پیمانکاران جزء.

فرآیند بستن پروژه به دلیل پیچیدگی می‌تواند با موانع یا مشکلاتی مواجه شود. پروژه‌های ساختمانی به لشکر کوچکی از پیمانکاران جزء، کوهی از اسناد و رعایت مشخصات و کدهای بی شمار نیاز دارند. آماده‌سازی یک پروژه برای بسته شدن مستلزم جمع‌آوری شواهدی است که نشان می‌دهد پروژه انتظارات را برآورده می‌کند. جمع‌آوری این اسناد و مدارک می‌تواند زمان زیادی طول بکشد – حتی سال ها.

پروژه‌های ساختمانی مسکونی و تجاری به طور یکسان مستعد تغییرات و تاخیر هستند. قبل از شروع فرآیند بسته شدن پروژه، می‌توان از یک لیست گام به گام برای برنامه‌ریزی قبلی استفاده کرد و آنچه را که برای عرضه به کارفرمای خود برای انتقال یکپارچه به مالکیت و مدیریت سایت نیاز است، یادداشت نمود. هرچه میزان آمادگی بیشتر باشد، پروژه مشکلات کمتری را تجربه خواهد کرد و کارفرما نیز راضی‌تر خواهد بود.

فرآیند بسته شدن پروژه در 7 مرحله

فرآیند بسته شدن پروژه را می‌توان با ایجاد یک لیست آغاز کرد: کارفرما برای دریافت موفقیت‌آمیز پروژه تکمیل شده به چه چیزهایی نیاز دارد؟ این لیست باید در اوایل فرآیند شروع شود. در حالت ایده‌آل، باید قبل از شروع پروژه دانست که فرآیند بسته‌ شدن و اتمام پروژه چگونه خواهد بود.

ارتباط راحت بین شما و کارفرما در حین فرایند، رابطه شما را تقویت می‌کند. و همین عامل در استخدام برای پروژه‌های آینده تاثیرگذار خواهد بود. باید سعی کرد پروژه را در کمترین زمان ممکن به پایان رساند تا سازماندهی مدیریت پروژه راحت‌تر انجام شود. می‌توان از مراحل زیر به عنوان دستورالعمل برای آمادگی در فرایند بسته شدن هر پروژه استفاده کرد.

1. اسناد و مدارک لازم را جمع‌آوری کنید

پروژه‌های عمرانی باید از برنامه‌ای پیروی کنند که تا حد امکان به بودجه، برنامه زمان‌بندی و هدف و طرح نهایی پایبند باشند. یک لیست پانچ ساخت و ساز، یا یک چک لیست برای یک پروژه معین، وظایف در حال انجام را پیگیری می‌کند تا پیمانکاران و مدیران از وضعیت هر یک از موارد اقدام، مطلع شوند. این فهرست کمک می‌کند تا قبل از اینکه کارفرما برای بازبینی پروژه اقدام کند، تعیین شود که آیا اقدام و کار خاصی برای رسیدگی وجود دارد یا خیر.

علاوه بر فهرست پانچ، ممکن است به اسناد زیر و موارد دیگری نیز نیاز باشد:

• تاییدیه‌های طراحی
• درخواست اطلاعات
• گواهی برای هرگونه بازرسی
• گواهی سکونت
• گواهی پایان کار
• پرداخت هزینه‌های ارسالی برای پیمانکاران

دانستن وضعیت و مکان این اسناد قبل از انجام پروژه می‌تواند زمان تکمیل را تسریع کند و از مشکلات اضافی برای ایجاد اسناد جدید جلوگیری کند.

2. تغییر سفارشات و اصلاحات را بررسی کنید

سفارش‌های تغییر، درخواست‌های اصلاحی هستند که توسط طرفی که در پروژه ساخت‌وساز کار می‌کند در پاسخ به تاخیر یا فهرست اضافات جدید ارسال می‌شود. این درخواست‌ها را فوراً به صورت کتبی یادداشت کنید تا پیگیری آنها آسان باشد. وقتی نوبت به پایان کار رسید، همه سفارش‌های تغییر را بررسی کنید تا تکمیل آنها را تأیید کنید یا نشان دهید که چرا ممکن است ناقص مانده باشند .

3. اطمینان حاصل کنید که مشخصات سفارش رعایت شده است

قبل از اینکه پروژه خود را به مالک جدیدش بسپارید، باید با آزمایش سیستم‌ها، مشخصاتی که ممکن است توسط کارفرما سفارش داده شده باشد، مراحل ساخت و ساز را بررسی کنید. مشخصات پروژه باید در شروع پروژه ذکر شود تا این مرحله خود، یک بررسی تضمین کیفیت باشد.

این مرحله زمانی است که برای آخرین بار تأیید می‌کنید که ساختمان دارای یک طرح ایمنی مؤثر است و اینکه کدهای مسکونی در طول ساخت و ساز رعایت شده‌اند. اگر پروژه‌ای که در حال بستن آن هستید BIM (مدل سازی اطلاعات ساختمان) را در عملیات ساختمان گنجانده است، این ماکت دیجیتال می‌تواند شما را در یک بررسی دقیق راهنمایی کند تا تضمین کند که هیچ یک از موارد موجود در چک لیست را از دست ندهید.

4. ارائه به کارفرما

هنگامی که مطمئن شدید که محصولات تحویلی شما انتظارات کارفرما را برآورده می کند، زمان آن فرا رسیده است که کار را تحویل دهید. این مرحله به درک از پیش تعیین شده کارفرما از اهداف و جدول زمانی پروژه بستگی دارد. اگر پروژه شما بیش از بودجه درنظر گرفته شده اجرا شده است، استرس نداشته باشید. فقط مطمئن شوید که همه مواردی را که طبق برآوردهای اولیه نادرست بودند، مستند کنید و دستورات تغییر را در کنار هم قرار دهید تا هزینه‌ی اضافی پروژه که دامنه پروژه را تغییر داده است، برجسته کنید.

به‌خصوص در مورد پروژه‌های ساختمانی بزرگ‌تر، توضیح این نکته مهم است که افزایش هزینه‌ها و تأخیرها رایج هستند.

5. نشان گزاری کردن همه بازخوردهای کارفرما

این احتمال وجود دارد که پروژه شما نیاز به امضا، رضایت یا تایید کارفرما داشته باشد تا بتواند در مسیر اتمام و بسته شدن حرکت کند. ارائه راهنمای شما باید کامل باشد و به تمام درخواست‌های کارفرما پاسخ دهد، اما ممکن است طول مدت پروژه موارد بیشتری ارائه شود. از اسناد آماده شده خود برای پاسخ به هرگونه سؤال در مورد دامنه یا تکمیل استفاده کنید، و هر درخواستی را همراه با جدول زمانی تکمیل آنها یادداشت کنید.

6. بستن هرگونه قرارداد باز

تأیید کارفرما چراغ سبزی برای پیشبرد نهایی فرآیند بسته شدن پروژه است. پس از اتمام کار، قراردادهای باقی‌مانده را ببندید تا فرایند پرداخت شروع شود. اگر با هر یک از پیمانکاران جزء در یک پروژه خاص ارتباط برقرار می‌کنید، قراردادهای آنها را به سرعت تکمیل کنید تا به آنها اطلاع دهید که بهترین منافع را برای آنها در ذهن دارید. این کار همچنین به کارفرمای شما نشان می‌دهد که شما کارآمد، مستعد و آماده برای مقابله با هر پروژه دیگر و اداره کردن آن هستید.

7. نکات کلیدی پروژه را برای یادگیری در آینده جمع‌آوری کنید

پس از جمع کردن کارها با کارفرمای خود، به موفقیت‌ها و شکست‌های پروژه اخیر فکر کنید. این آموخته‌ها برای شما و شرکتتان در آینده ارزشمند خواهد بود، به خصوص اگر پروژه مشابهی را انجام دهید.

اسناد پروژه خود را به همان روشی که آن را برنامه‌ریزی کردید بایگانی کنید: مراقب باشید هر مرحله را سازماندهی کنید تا پیدا کردن آن آسان باشد. در ابتدا خلاصه‌ای را وارد کنید که شرایط خاصی را که ممکن است هنگام مراجعه به این پروژه فراموش کنید، شرح دهد. آرشیو پروژه به شما کمک می‌کند از اشتباهات فرایند بسته شدن در آینده جلوگیری کنید.

3 اشتباه‌ رایج در مدیریت فرایند بسته شدن پروژه و چگونگی  اجتناب از آنها

بسته شدن پروژه پیچیده است، با مراحل بسیاری برای پیمایش در یک دوره زمانی طولانی که می‌تواند از هفته‌ها تا چندین سال طول بکشد. طی زمان زیادی که بین تحویل و بسته شدن فاصله وجود دارد، معمولاً اختلافات اسناد ظاهر می‌شود.

طبق یک مطالعه برای تعیین منابع تاخیر عملیاتی در پروژه های ساخت و ساز، پیمانکاران جزء مورد بررسی قرار گرفتند و مشخص شد که طول یک پروژه بر مدت زمانی که برای بسته شدن نیاز است، تأثیر می‌گذارد. برخی از پیمانکاران خاطرنشان کردند که بودجه پروژه تعیین کننده مدت زمان بسته شدن است.

در ادامه سه اشتباه رایج در فرایند بسته شدن پروژه را مطالعه می‌کنید که می‌توان با مدیریت پروژه کوشا، سازماندهی عالی و ارتباطات کامل از آنها جلوگیری کنید.

1. اصطکاک‌های بیش از حد موجود در فرآیند داخلی

طبق گفته پیمانکاران مورد بررسی، اصطکاک فرآیند، مشکل شماره یکی است که بستن پروژه را به تاخیر می‌اندازد. اگر کارمندان شما تسلط کافی بر ابزارهایی که استفاده می‌کنند ندارند، یا اگر فرآیندهای اضافی باعث کاهش سرعت کسب و کار می‌شوند، زمان آن رسیده است که عملکردهای روزانه در پروژه را مجددا ارزیابی کنید.

راه حل: عملیات پروژه خود را ممیزی کنید. با کارمندان خود مصاحبه کنید تا ببینید آیا آنها اشکالات فرآیندی را شناسایی می‌کنند که ارزش رسیدگی به آنها را دارد یا خیر. با تیم خود همکاری کنید تا جریان پروژه را ساده کنید.

2. اضافه بار متغیر پروژه

طبق نظرسنجی‌های صورت گرفته از پیمانکاران، حدود 30 درصد از داده‌های اولیه طراحی و ساخت، با تکمیل پروژه از بین می‌رود. این بدان معناست که اطلاعات زیادی برای مدیریت وجود دارد که به هم ریخته است، و هیچکدام برای فرایند بستن پروژه ایده‌آل نیستند.

راه حل: در ابتدای پروژه این اطلاعات را  سازماندهی کنید. برنامه‌هایی برای شروع و پایان هر فاز تعریف کرده و تغییرات پروژه را در فایل‌های سازماندهی شده مستند کنید.

3. کمبود کارکنان در پیشبرد بار کاری به سمت بالا

صنعت ساختمان همچنان از کمبود نیروی کار رنج می‌برد. تعداد کارکنان کمتر به معنای افراد کمتری است که کارهای مورد نیاز یک پروژه مناسب را انجام دهند. همچنین به این معنی است که افراد کمتری در طول فرآیند بر سازمان نظارت می‌کنند، بنابراین دارایی‌ها ممکن است در جای نابجا قرار گرفته یا دور ریخته شوند. این امر مخصوصاً برای سفارشات تغییر یا تغییرات دامنه که در طول پروژه با تاخیر انجام می‌شود، رایج است.

راه حل: استخدام نیروهای ماهر یک چالش است اما کاری غیرممکن نیست. در حالی که به دنبال جذب اعضای جدید تیم هستید، بر سازمان به عنوان اولویت تاکید کنید و مراحلی را برای دستیابی به آن اتخاذ کنید، مانند ممیزی ماهیانه فایل‌ها تا زمانی که همه پروژه‌ها سازماندهی شوند.

نتیجه‌گیری

یک پروژه موفق با تمرکز در همان ابتدای پروژه بر سازمان حاصل می‌شود. برنامه‌ریزی از قبل برای مراحل پایانی هر پروژه، مراحل پایانی را وارد بحث در همان  آغاز برنامه می‌کند. این اقدام به همه طرف‌های درگیر کمک می‌کند تا درباره جزئیات پروژه، مانند تاریخ‌های مورد انتظار حمل و نقل یا تجهیزات آزمایشی برای اجاره، در یک راستا قرار بگیرند.

منبع www.bigrentz.com